Wetsvoorstel voor digitale algemene vergaderingen aangenomen door Tweede Kamer

Nederland zet een belangrijke stap in de modernisering van corporate governance met wetgeving die volledig digitale algemene vergaderingen mogelijk maakt.

De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel voor de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen aangenomen. Het wetsvoorstel heeft tot doel het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen te faciliteren en te normeren, onder meer door volledig digitale algemene vergaderingen mogelijk te maken. Het voorstel ligt nu ter goedkeuring bij de Eerste Kamer.

Achtergrond en doel

Toegang tot en het gebruik van internet is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. Daarnaast zijn als gevolg van de pandemie digitale vergaderingen in veel sectoren van de samenleving ingeburgerd geraakt en niet meer weg te denken. De ervaringen die tijdens de COVID-19-pandemie zijn opgedaan met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid hebben bovendien aangetoond dat de mogelijkheid tot een digitale algemene vergadering een waardevolle aanvulling is. Vanuit het bedrijfsleven en verenigingsleven klonk daarom een krachtige roep om een permanente wettelijke regeling voor een volledig digitale algemene vergadering. De wetgever achtte daarom de tijd rijp om het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen te faciliteren en te normeren. 

Het voorstel bevat drie belangrijke maatregelen: (1) wijzigingen in de Boek 2 en 5 van het Burgerlijk Wetboek om volledig digitale algemene vergaderingen voor naamloze vennootschappen (NV's), besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (BV's), verenigingen, verenigingen van eigenaren (VvE's), coöperaties en onderlinge verzekeringsmaatschappijen mogelijk te maken, naast de bestaande mogelijkheid van gedeeltelijk digitale (hybride) algemene vergaderingen; (2) aanvullende voorwaarden voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen om adequate ondersteuning van digitale vergaderingen te waarborgen en deelnemers in staat te stellen volledig digitaal deel te nemen; en (3) modernisering van de regels voor het bijeenroepen van algemene vergaderingen door elektronische bijeenroeping te vereenvoudigen.

Belangrijkste maatregelen van deze wetgeving

1. Volledig digitale vergaderingen

Het wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid voor rechtspersonen die onder Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vallen en leden of aandeelhouders hebben (BV's, NV's, verenigingen, coöperaties en onderlinge verzekeringsmaatschappijen) om een volledig digitale algemene vergadering te houden. De voorgestelde regeling zal ook van toepassing zijn op VvE's. 

De voorgestelde regeling is optioneel en technologieneutraal. Rechtspersonen kunnen dus kiezen of zij volledig digitale of hybride vergaderingen willen houden en welk elektronisch communicatiemiddel zij willen gebruiken. Voorwaarde is dat er draagvlak is onder de leden of aandeelhouders, dat volledige deelname van de vergaderdeelnemers mogelijk moet zijn en dat deelnemers identificeerbaar moeten zijn en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

2. Toepassingsvereisten

De wetgeving stelt de volgende vereisten aan het houden van digitale vergaderingen voor de volgende rechtspersonen:

(a) NV's, BV's, coöperaties en onderlingen verzekeringsmaatschappijen:

Voor NV's, BV's, coöperaties en onderlingen verzekeringsmaatschappijen zijn volledig digitale of hybride vergaderingen mogelijk mits dit in de statuten is bepaald. Dit vereiste sluit aan bij de huidige wettelijke regeling voor de hybride algemene vergadering en de voorwaarde dat er draagvlak moet zijn onder de leden of aandeelhouders.

De statuten kunnen aanvullende vereisten of beperkingen voor het houden van volledig digitale of hybride vergaderingen bevatten. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering digitaal plaatsvindt, dat toestemming van de algemene vergadering vereist is, en/of dat de mogelijkheid van volledig digitale vergaderingen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten.

(b) Verenigingen en VvE's:

Voor verenigingen en VvE's geldt niet de eis dat dit in de statuten moet worden vastgelegd. In plaats daarvan is bepaald dat de algemene vergadering het bestuur kan machtigen om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Door deze eis te stellen is het de bedoeling dat de vereniging in overleg treedt met haar leden en enkel met instemming van haar leden een digitale of hybride vergadering houdt. 

(c) Beursgenoteerde vennootschappen:

Alhoewel een hybride vergadering mogelijk is indien dit in de statuten is bepaald, mogen  beursgenoteerde vennootschappen hun jaarlijkse algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt vastgesteld niet houden in de vorm van een volledig digitale vergadering. Voor andere algemene vergaderingen van beursgenoteerde vennootschappen gelden de algemene bepalingen genoemd onder (a).

3. Noodvoorziening

In afwijking van het bepaalde in paragraaf 2, kan het bestuur van een NV of BV besluiten om een volledig digitale vergadering te houden in geval van een uitzonderlijke omstandigheid die de continuïteit van de besluitvorming door de algemene vergadering of de veiligheid en gezondheid van de vergadergerechtigden ernstig in gevaar brengt. Dit moet in de oproeping worden vermeld.

4. Technische waarborgen

Het uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat een digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormt van een fysieke vergadering en dat een digitale vergadering aan dezelfde of materieel equivalente randvoorwaarden moet voldoen als een fysieke vergadering. Dit betekent dat leden en aandeelhouders volledig aan de digitale vergadering moeten kunnen deelnemen, alsof zij fysiek bij de vergadering aanwezig zijn.

Om volledige deelname en interactie zoveel mogelijk te waarborgen, is het verplicht dat leden en aandeelhouders de vergadering rechtstreeks met beeld en geluid kunnen volgen en dat zij met beeld en geluid aan de beraadslagingen kunnen deelnemen. Het gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel is daarom verplicht.

De voorgestelde wetgeving vereist dat deelnemers via een elektronisch communicatiemiddel:

• kunnen worden geïdentificeerd;
• hun stemrecht rechtstreeks kunnen uitoefenen ("live" stemmen); en
• rechtstreeks kunnen kennisnemen van de verhandelingen van de vergadering en rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel.

In de huidige regelgeving voor hybride vergaderingen is de mogelijkheid tot deelname aan de beraadslagingen niet verplicht. In de nieuwe regelgeving worden de regels voor hybride vergaderingen en volledig digitale vergaderingen gelijk getrokken. Dit betekent dat leden en aandeelhouders die gebruikmaken van de mogelijkheid om op afstand online deel te nemen aan een fysieke algemene vergadering, ook moeten kunnen spreken (met beeld en geluid).

5. Elektronische oproeping

Bovendien is er behoefte aan modernisering van de regels voor het bijeenroepen van de algemene vergadering. Ook hier geldt dat de wetgever van mening is dat door de technologische vooruitgang en maatschappelijke ontwikkelingen het elektronisch bijeenroepen de nieuwe wettelijke standaard zou moet worden. Op deze manier kan immers een grote groep aandeelhouders en andere vergadergerechtigden effectief worden bereikt.

Onder de nieuwe wetgeving wordt de eis dat aandeelhouders moeten instemmen met het elektronisch versturen van oproepingsbrieven (bijvoorbeeld per e-mail) afgeschaft. Dit maakt het voor vennootschappen gemakkelijker om aandeelhouders per e-mail - of een andere vorm van elektronische berichten die leesbaar en reproduceerbaar zijn - bijeen te roepen.

De mogelijkheid voor NV's om algemene vergaderingen bijeen te roepen door middel van een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, welke tot aan de algemene vergadering permanent toegankelijk is, hoeft niet langer in de statuten te worden vastgelegd. Bij beursgenoteerde NVs was dit al niet vereist, maar dit gaat dus ook gelden voor niet-beurgenoteerde NVs. In de praktijk kan deze elektronisch gepubliceerde aankondiging plaatsvinden via e-mail en/of bijvoorbeeld door middel van een publicatie op de website van de vennootschap of een andere algemeen toegankelijke website.

De oproeping voor een volledig digitale of hybride vergadering dient de procedure voor deelname aan de algemene vergadering langs elektronische weg en het uitoefenen van stemrecht via een elektronisch communicatiemiddel vermelden. Niet-naleving hiervan kan worden beschouwd als een gebrekkige oproeping.

Voordelen van digitale vergaderingen

De voorgestelde wijzigingen kunnen bijdragen aan het stimuleren van de betrokkenheid van (Nederlandse en buitenlandse) leden en aandeelhouders bij verenigingen en vennootschappen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen zorgt ervoor dat leden en aandeelhouders van over de hele wereld kunnen deelnemen aan de algemene vergadering. Dit kan een positief effect hebben op het aantal aandeelhouders en leden dat deelneemt aan de algemene vergadering.

Bovendien verminderen digitale vergaderingen het aantal verplaatsingen en zijn daarom een milieuvriendelijk, CO2-reducerend en duurzaam alternatief. Het houden van een volledig digitale vergadering kan ook leiden tot tijd- en kostenbesparingen voor zowel de deelnemers aan de algemene vergadering als de rechtspersoon zelf. Deelnemers besparen reistijd en -kosten, en rechtspersonen hoeven geen zaal te huren of catering te regelen voor het organiseren van een fysieke vergadering.

Internationale context

In veel andere landen (waaronder de Verenigde Staten, Canada, Denemarken, Duitsland, Ierland, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Zuid-Afrika en Australië) is het houden van een volledig digitale algemene vergadering al (permanent) mogelijk of is wetgeving in voorbereiding. De invoering van een permanente regeling voor een volledig digitale algemene vergadering in het Nederlandse recht draagt bij aan het aantrekkelijk en concurrerend houden van het Nederlandse ondernemingsklimaat.

Naleving van Europees recht

Het wetsvoorstel is in overeenstemming met Richtlijn 2007/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen.^[1] De richtlijn bevat regels met betrekking tot digitale deelname van aandeelhouders aan de algemene vergadering van beursgenoteerde vennootschappen.

Volgende stappen

Het wetsvoorstel is door de Tweede Kamer aangenomen en ligt nu ter goedkeuring bij de Eerste Kamer.

Hoe wij kunnen helpen

Wij adviseren ondernemingen en verenigingen om na te gaan of zij deze nieuwe mogelijkheden in hun statuten willen opnemen zodat het wetsvoorstel definitief is aangenomen.

Ons team kan je helpen met:

• Advies over de geschrikte vergadervorm voor jouw organisatie
• Het beoordelen en wijzigen van statuten om volledig digitale of hybride vergaderingen mogelijk te maken
• Het assisteren bij het voldoen aan de nieuwe technische en procedurele vereisten voor volledig digitale of hybride vergaderingen.

Voor vragen over de gevolgen van deze wetgeving voor jouw organisatie kun je contact opnemen met onze legal experts.