HVK Stevens is de handelsnaam voor: HVK Stevens Belastingadvies B.V. (KvK 53273168), HVK Stevens Legal B.V. (KvK 58499873), HVK Stevens Consultancy B.V. (KvK 64231879), HVK Stevens Rotterdam B.V. (KvK 69853010), HVK Stevens & Reigersberg B.V. (KvK 88524051) en Stichting HVK Stevens Executele (KvK 71230157).

1. Toepasselijkheid

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn op iedere mondeling of schriftelijke aanvaarde overeenkomst, waarbij HVK Stevens zich verbindt werkzaamheden te verrichten (de “Opdracht”) aan een andere partij (de “Cliënt”) (en/of directe en/of indirecte dochtermaatschappijen die geheel eigendom zijn van de Cliënt) overeenkomstig welke HVK Stevens, afhankelijk van het geval, onder andere, administratieve, financiële, transactie-ondersteunende, fiscale, notariële en consultancy diensten (de “Diensten”) zal uitvoeren.
1.2. Deze algemene voorwaarden kunnen ook worden ingeroepen door die afzonderlijke personen en juridische entiteiten die direct of indirect verbonden zijn aan HVK Stevens, die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de door of namens HVK Stevens verleende Diensten, inzake de Opdracht.
1.3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de inhoud van elk hieronder genoemd artikel van toepassing.

2. Opdracht

2.1. De Opdracht wordt gekwalificeerd als een “Opdracht” in de betekenis van artikel 7:400 BW. Artikel 7:404 BW en artikel 7:407, tweede lid BW zijn niet van toepassing. HVK Stevens wordt beschouwd als de enige contractant in zaken met de Cliënt.
2.2. Alle werkzaamheden die door HVK Stevens worden verricht, worden uitgevoerd naar beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Ten aanzien van de (beoogde) werkzaamheden van HVK Stevens is sprake van uitsluitend een inspanningsverbintenis.
2.3. HVK Stevens heeft te allen tijde het recht om werknemers/personen aan te wijzen die specifieke Diensten zullen verlenen, zelfs als de Diensten werden aangevraagd met de bedoeling dat ze door een specifieke persoon/werknemer worden uitgevoerd. De Cliënt kan in geen geval van andere partijen dan HVK Stevens eisen dat de Diensten worden uitgevoerd.
2.4. HVK Stevens bepaalt de manier waarop de gegeven Opdracht wordt uitgevoerd.

3. Beperking van aansprakelijkheid, verjaringstermijnen, klachtplicht

3.1. Iedere aansprakelijkheid van HVK Stevens, de met haar Verbonden Personen en alle personen betrokken bij de uitvoering van de Opdracht(en) of op wie op enigerlei wijze in verband daarmee enige aansprakelijkheid zou kunnen rusten (inclusief hoofdelijke aansprakelijkheid) is beperkt tot het bedrag dat wordt uitbetaald onder de polis van de aansprakelijkheidsverzekering(en) van de relevante HVK Stevens entiteit, vermeerderd met het toepasselijk eigen risico onder die verzekeringen. Onder “Verbonden Personen” wordt in deze algemene voorwaarden begrepen iedere persoon die direct of indirect werkzaam is of was ten behoeve van HVK Stevens, waaronder in ieder geval alle (voormalig) werknemers, overige medewerkers, opdrachtnemers, (externe) adviseurs (inclusief consultants to the firm), bestuurders, aandeelhouders en/of partners, dochtermaatschappijen, gelieerde entiteiten (en hun (voormalig) werknemers) en de door HVK Stevens ingeschakelde stichtingen voor het beheer van derdengelden. Een “Persoon” kan zowel een natuurlijk persoon als een rechtspersoon zijn.
3.2. Een aanspraak of vordering tot schadevergoeding jegens HVK Stevens en de met haar Verbonden Personen vervalt in ieder geval indien HVK Stevens niet binnen een jaar na de ontdekking van een gebeurtenis of omstandigheid, die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid, van de aanspraak schriftelijk in kennis is gesteld. Claims en klachten moeten schriftelijk worden gemotiveerd en bij HVK Stevens worden ingediend door middel van een “ingebrekestelling” van HVK Stevens.
3.3. HVK Stevens en de met haar Verbonden Personen zijn in geen geval aansprakelijk jegens de Cliënt:
a. voor schade die voortvloeit uit een handeling of veronachtzaming die de potentiële of voorspelbare respons was van HVK Stevens op een verzoek dat is ontvangen van of namens de Cliënt;
b. voor schade die niet rechtstreeks voortvloeit uit een handeling of veronachtzaming van een van de uitvoerende functionarissen van HVK Stevens – “leidinggevende ondergeschikten”;
c. HVK Stevens is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, indirecte schade, boetes, schade en/of winstderving;
d. in het geval dat de Cliënt zelf niet voldoet of voldaan heeft aan de voorwaarden uit de Opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden.
3.4. De Cliënt en/of de groepsmaatschappijen (in de zin van artikel 2:24b Burgerlijk Wetboek) van Cliënt vrijwaren HVK Stevens en de Verbonden Personen tegen alle aanspraken van derden die op enige wijze verband houden met of voortvloeien uit de gegeven Opdracht en/of werkzaamheden die voor de Cliënt en/of groepsmaatschappijen van de Cliënt zijn verricht. Deze vrijwaring omvat mede de kosten van juridische bijstand. Onder derden zijn mede begrepen personen die aan Cliënt gelieerd zijn.
3.5. De Cliënt en/of de groepsmaatschappijen van de Cliënt zullen in voorkomend geval enig recht van actie of beroep doen uitsluitend tegen HVK Stevens uitoefenen (en niet tegen de Verbonden Personen).
3.6. Indien en in zoverre er geen uitkering plaatsvindt onder de polis van de aansprakelijkheidsverzekering(en) om redenen die geen verband houden met de specifieke omstandigheden van de desbetreffende Claim op dat moment, is de hoofdelijke aansprakelijkheid van HVK Stevens en de Verbonden Personen, in zijn geheel beperkt tot een bedrag dat niet hoger is dan de vergoeding – die gefactureerd is in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding van de Claims – voor het werk waaraan de verlies veroorzakende gebeurtenis is gerelateerd of waarmee het verbonden is, met een maximum van tweehonderdvijftigduizend euro (EUR 250.000,00).
3.7. Het reglement geschillencommissie Notariaat (www.knb.nl of www.degeschillencommissie.nl) is van toepassing op de Diensten van (kandidaat-) notarissen van HVK Stevens Legal B.V. en HVK Stevens & Reigersberg B.V.

4. Externe contractanten

4.1. HVK Stevens mag indien nodig externe contractanten (derden) inschakelen indien nodig om de Diensten onder de Opdracht uit te voeren. Hieronder vallen tevens door derden aangeboden digitale diensten. HVK Stevens zal de nodige zorgvuldigheid betrachten bij het selecteren van externe contractanten.
4.2. HVK Stevens is niet aansprakelijk voor enig (onjuist) handelen of nalaten van derden, of voor schade die voortvloeit uit enig gebruik van digitale diensten. HVK Stevens sluit voorts iedere aansprakelijkheid uit die op enige wijze direct of indirect in verband staat met insolventie, niet nakoming van verplichtingen van derde partijen en/of met een beperking van, of verlies van, de mogelijkheid tot gebruik of toegang tot computers, netwerk of data, alsmede inzake een datalek, al dan niet als gevolg van een cyber aanval.
4.3. HVK Stevens is bevoegd namens Cliënt en/of zichzelf de voorwaarden van deze derden te aanvaarden en/of tegen te werpen, inclusief beperkingen van aansprakelijkheid die door een derde partij is bedongen.

5. Verplichtingen van de Cliënt

5.1. De Cliënt is verplicht een vergoeding te betalen voor de Diensten die uitgevoerd worden in verband met de Opdracht zoals uiteengezet in de Opdracht/deze algemene voorwaarden.
5.2. Indien een Opdracht de medewerking van de Cliënt vereist, zal de Cliënt alle informatie en documenten die HVK Stevens nodig heeft voor de juiste en tijdige uitvoering van de Opdracht tijdig en, waar van toepassing, in de vorm en op de wijze zoals bepaald door HVK Stevens, leveren.
5.3. HVK Stevens zal de Opdracht uitvoeren op basis van de informatie die haar wordt verstrekt onder de voorwaarden van de Opdracht, inclusief alle vergaderingen die HVK Stevens houdt met de Cliënt of met derden en/of andere adviseurs op verzoek van de Cliënt. De Cliënt verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat de door de Cliënt of dergelijke derden en/of andere adviseurs verstrekte informatie juist en volledig is.
5.4. Alle kosten, verlies en/of schade veroorzaakt door een vertraging in de uitvoering van de Opdracht als gevolg van het niet leveren van de gevraagde informatie, of door het niet tijdig of in de juiste vorm verstrekken van dergelijke informatie, zijn voor rekening en risico van de Cliënt. De Cliënt draagt het risico voor alle items die hij aan HVK Stevens heeft verstrekt. De Cliënt moet ervoor zorgen dat een verzekering het risico van beschadiging, verlies, afwezigheid of diefstal van de items dekt.

6. Vrijwaring

6.1. Behoudens in het geval van opzet of grove schuld aan de zijde van HVK Stevens, vrijwaart de Cliënt HVK Stevens van en tegen alle Claims, rechten en/of rechtszaken van een derde tegen HVK Stevens die direct of indirect voortvloeien uit of verbonden zijn aan de Opdracht, activiteiten of Diensten uitgevoerd of te verrichten door HVK Stevens voor de Cliënt, waaronder inbegrepen verlies, schade, kosten en uitgaven geleden of opgelopen door HVK Stevens in verband met een dergelijke Claim, recht of schending.

7. Berekening van vergoedingen

7.1. Tenzij anders is overeengekomen, wordt de door de Cliënt aan HVK Stevens te betalen vergoeding berekend op basis van het aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven zoals van tijd tot tijd vastgesteld door HVK Stevens.
7.2. Als de uurtarieven worden gewijzigd tussen de startdatum en de voltooiingsdatum van de Opdracht, kan HVK Stevens de overeengekomen uurtarieven dienovereenkomstig aanpassen.
7.3. Alle uitgaven die door HVK Stevens namens de Cliënt worden gedaan, zijn voor rekening van de Cliënt. Reis- en verblijfkosten die worden gemaakt, zijn voor rekening van de Cliënt en worden beschouwd als een uitgave die namens de Cliënt is betaald.
7.4. Een vast percentage van de vergoeding, zoals van tijd tot tijd van toepassing, is door de Cliënt verschuldigd voor algemene kantoorkosten (zoals porto-, telefoon-, papier-, kopieer- en internetkosten).
7.5. Indien en voor zover wettelijk verschuldigd worden alle verschuldigde bedragen vermeerderd met het bedrag van de verschuldigde BTW tegen het dan geldende tarief.

8. Facturering

8.1. Het honorarium van HVK Stevens is exclusief onkosten, exclusief declaraties van door HVK Stevens ingeschakelde derden en exclusief omzetbelasting en andere heffingen welke van overheidswege (kunnen) worden opgelegd. Voornoemde onkosten, declaraties en heffingen zullen door HVK Stevens aan Client worden doorbelast.
8.2. Als na de totstandkoming van de Opdracht, maar voordat de Opdracht geheel is uitgevoerd, tariefbepalende factoren, zoals lonen en/of prijzen, een wijziging ondergaan, heeft HVK Stevens het recht om het eerder overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen.
8.3. Betaling dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 15 dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden in op de factuur aangegeven valuta, door middel van overmaking ten gunste van een door HVK Stevens aan te wijzen bankrekening.
8.4. Klachten of bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten uw betalingsverplichting niet op.
8.5. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso-)kosten, die HVK Stevens maakt of heeft gemaakt in verband met de niet-nakoming van de (betalings)verplichtingen zijn voor rekening van Client. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt buiten toepassing verklaard. HVK Stevens behoudt zich het recht voor om de werkelijk gemaakte kosten te vorderen.
8.6. Ingeval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn alle opdrachtgevers voor zover de werkzaamheden ten behoeve van deze gezamenlijke opdrachtgevers zijn uitgevoerd, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het volledige factuurbedrag aan HVK Stevens.

9. Vertrouwelijkheid

9.1. HVK Stevens zal alle informatie van de Cliënt strikt vertrouwelijk behandelen en zal dergelijke informatie niet openbaar maken, tenzij wettelijk vereist of door een gerechtelijk bevel. HVK Stevens kan vertrouwelijke informatie delen met haar medewerkers die werken aan een Opdracht voor de Cliënt of aan een van de aan haar gelieerde ondernemingen of adviseurs op need-to-know-basis en alleen in de mate dat de ontvanger van de informatie een geheimhoudingsplicht is verschuldigd (professioneel, contractueel of anderszins) aan HVK Stevens.

10. Intellectueel eigendom

10.1. HVK Stevens behoudt zich het recht voor van alle intellectuele eigendom (de “IE”) die HVK Stevens gebruikt of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in de context van het uitvoeren van de Opdracht (inclusief documenten, modelaanbiedingen, voorstellen, berekeningen, ontwerpen, beschrijvingen, tekeningen, schetsen, schema’s, gegevens [verzamelingen] enz.) voor de Cliënt en ten aanzien waarvan HVK Stevens auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten bezit of kan uitoefenen. IE mag niet worden gedeeld met derden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van HVK Stevens.

11. Belangenconflict

11.1. Partners en/of medewerkers van HVK Stevens kunnen Diensten verrichten voor een derde partij (inclusief een mogelijke tegenpartij), zelfs wanneer dit tot een belangenconflict kan leiden tussen de Cliënt en die derde partij. Indien er sprake is van een belangenconflict of wanneer deze in de toekomst ontstaat, is het aan HVK Stevens te beslissen of HVK Stevens haar Diensten aan beide partijen kan blijven verlenen, dan wel aan één (1) partij, dan wel aan geen van beide partijen. Het staat HVK Stevens vrij om Diensten te verlenen aan een partij wiens commerciële belangen mogelijk in strijd zijn met commerciële belangen van Cliënt.
11.2. HVK Stevens zal in geval van een belangenconflict altijd zijn gehouden aan haar geheimhoudingsverplichting. Voor zover HVK Stevens beschikt over informatie welke is verkregen onder een geheimhoudingsverplichting jegens een andere cliënt, zal HVK Stevens deze informatie nimmer aanwenden in de relatie met de Cliënt, zoals ook informatie verkregen onder de geheimhoudingsverplichting met de Cliënt nimmer zal worden aangewend in de relatie met een andere cliënt.
11.3. In alle situaties waar zich mogelijkerwijs belangenconflicten kunnen voordoen geldt dat HVK Stevens niet aansprakelijk kan worden gehouden voor eventuele schade voortvloeiend uit dergelijke belangenconflicten.

12. Beëindiging / ontbinding van de Opdracht

12.1. De Opdracht tussen de Cliënt en HVK Stevens wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door de Cliënt worden beëindigd door schriftelijke kennisgeving wanneer deze wordt verstrekt met inachtneming van een redelijke opzegtermijn van niet minder dan tien (10) werkdagen. Werkdag betekent elke andere dag dan zaterdag, zondag of wettelijke feestdag in Nederland.
12.2. HVK Stevens kan een Opdracht met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder juridische tussenkomst en zonder ingebrekestelling indien:
(i) HVK Stevens het cliëntenonderzoek conform de Wwft niet met goed gevolg kan afronden en/of up-to-date kan houden, waardoor niet kan worden voldaan aan de interne en wettelijke vereisten;
(ii) de facturen van HVK Stevens niet zijn betaald op de vervaldatum;
(iii) de Cliënt wil dat HVK Stevens handelt op een manier die in strijd is met haar beroepsmatige verplichtingen;
(iv) HVK Stevens naar eigen goeddunken bepaalt dat het illegaal of onethisch zou zijn om een Opdracht voort te zetten;
12.3. Onverminderd de overige bepalingen in deze algemene voorwaarden, zal de Opdracht onmiddellijk worden beëindigd/ontbonden, zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder dat enige ingebrekestelling vereist is, zodra de Cliënt in staat van faillissement wordt verklaard, een voorlopig surséance van betaling heeft aangevraagd, onder curatele wordt gesteld, ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard of anderszins de bevoegdheid verliest om over zijn activa of een deel daarvan te beschikken, tenzij de curator of de beheerder de verplichtingen die voortvloeien uit de Opdracht als boedelschuld erkent en zekerheid verschaft dat deze worden nagekomen. De Cliënt is aansprakelijk voor alle schade die HVK Stevens lijdt of zal lijden ingevolge een dergelijke gebeurtenis.
12.4. Bij beëindiging van een Opdracht worden alle openstaande bedragen, onkosten en uitgaven onmiddellijk opeisbaar. HVK Stevens heeft het recht om de bestanden van de Cliënt te bewaren totdat de vergoedingen, onkosten en uitgaven van HVK Stevens zijn betaald.

13. Overmacht

13.1. Onder overmacht wordt elke omstandigheid buiten de wil en beheersing van HVK Stevens verstaan, al dan niet te voorzien ten tijde van het aangaan van de Opdracht, zoals: oorlog, dwingende overheidsmaatregelen, transportverstoringen van welke aard dan ook, stakingen, handelsverboden, uitsluiting van of gebrek aan personeel, quarantaine, epidemieën, vorstverlet. In geval van overmacht is HVK Stevens niet verplicht haar contractuele verplichtingen na te komen. In dat geval is HVK Stevens gerechtigd om binnen een redelijke termijn te presteren of kunnen partijen de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

14. Diversen

14.1. Indien deze algemene voorwaarden en de schriftelijke Opdracht tegenstrijdige voorwaarden bevatten, zullen de voorwaarden van de schriftelijke Opdracht prevaleren. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden mogen uitsluitend schriftelijk worden overeengekomen.

15. Toepasselijk recht en rechtsgebied

15.1. De (juridische) relatie tussen de Cliënt en HVK Stevens wordt beheerst door Nederlands recht.
15.2. De Nederlandse tekst van deze algemene voorwaarden is bindend
15.3. Met uitzondering van geschillen inzake Diensten van (kandidaat-)notarissen van HVK Stevens Legal B.V. en HVK Stevens & Reigersberg B.V. waarop artikel 3.7 van toepassing is, worden alle (overige) geschillen tussen de Cliënt en HVK Stevens voortvloeiend uit of verband houdend met de Diensten onderhevig aan haar algemene voorwaarden, of inzake de algemene voorwaarden zelf, en / of verdere overeenkomsten die daaruit voortvloeien:
(a) ingeval van een Cliënt met woonplaats binnen de Europese Unie: worden beslecht door de Rechtbank Amsterdam die exclusieve rechtsbevoegdheid heeft;
(b) ingeval van een Cliënt met woonplaats buiten de Europese Unie: in overeenstemming met het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut worden beslecht, waarbij (i) het scheidsgerecht zal bestaan uit één arbiter, tenzij het financieel belang van het geschil een bedrag van honderdduizend euro (EUR 100.000,00) overschrijdt, in welk geval het scheidsgerecht zal bestaan uit drie arbiters, (ii) het scheidsgerecht zal worden benoemd volgens de lijstprocedure, (iii) de plaats van arbitrage zal Amsterdam zijn, (iv) de procedure zal worden gevoerd in de Engelse taal, (v) het scheidsgerecht zal beslissen als goede personen naar billijkheid en (vi) samenvoeging van het arbitraal geding met een ander arbitraal geding, zoals voorzien in artikel 1046 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en artikel 39 van het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut, uitgesloten is.