Hieronder vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over het UBO-register. Staat uw vraag er niet bij? Neem dan gerust contact met ons op.
Voor de meestgestelde vragen over het UBO-register verwijzen wij u door naar: FAQ Trust-register.
Als uiteindelijk belanghebbende voor het UBO-register kwalificeert de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Gekeken wordt naar onder meer het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang, andere middelen en feitelijke zeggenschap. De UBO-definitie staat in artikel 10a Wwft. In artikel 3 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 wordt (niet limitatief) per type vennootschap en andere juridische entiteit uiteengezet wie in elk geval als UBO kwalificeert.
Om na te gaan wie de UBO is van een juridische entiteit moet eerst worden gekeken om wat voor entiteit het gaat. Aan de hand van de UBO-kwalificatie-criteria die op die juridische entiteit van toepassing zijn, wordt vervolgens bepaald wie als UBO kwalificeert. Kan er niemand als UBO worden aangewezen? Dan kwalificeren alle personen die behoren tot het hoger leidinggevend persoon als pseudo-UBO’s (aangewezen UBO’s). Hieronder staan de UBO-kwalificatie-criteria per entiteit omschreven:
B.V./N.V.:
Van overige rechtspersonen (vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij, coöperatie en stichting):
Van personenvennootschappen (C.V., V.O.F. en maatschap):
De genoemde kwalificatie-criteria zijn alternatief en voor elkaar in te wisselen. Houdt een natuurlijk persoon bijvoorbeeld minder dan 25% van het totaalaantal aandelen, maar meer dan 25% van de stemmen, dan wordt genoemde persoon als UBO aangemerkt. Verder heeft vormgeving van de juridische stukken invloed op de UBO-kwalificatie. Denk daarbij aan governance-bepalingen met speciale zeggenschap, stemvolmachten in aandeelhoudersovereenkomsten of verpanding van aandelen waarbij het stemrecht toekomt aan de pandhouder. Dit alles kan voor UBO-kwalificatie zorgen. Ook een persoon binnen een organisatie die geen formeel vastgelegde rol heeft, kan als UBO kwalificeren door haar/zijn gedrag.
Open normen
In de UBO-kwalificatie-criteria die in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 staan vermeld, komen een aantal open normen naar voren: eigendomsbelang, andere middelen en feitelijke zeggenschap.
EIGENDOMSBELANG
Dit begrip komt voor bij de UBO-kwalificatie voor de bv/nv, overige juridische entiteiten en personenvennootschappen. Onder het begrip ‘eigendomsbelang’ wordt verstaan het recht op uitkering uit het vermogen, zoals winst, reserves of een vereffeningsoverschot, bijvoorbeeld door certificaten. Het recht op uitkering is niet toegelicht in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. Uit de literatuur blijkt dat het begrip hier ziet op de verhouding tot de gerechtigdheid tot het gehele vermogen, en niet tot het jaarlijks uitgekeerde vermogen.
Of certificaathouders als UBO van een STAK kunnen worden aangemerkt, hangt af van dit uitkeringscriterium. In de parlementaire geschiedenis staat dat sprake is van een uitkering uit het vermogen van een stichting aan certificaathouders wanneer de STAK-keuzevrijheid heeft om over uitkeringen te beschikken. Staat bijvoorbeeld in de administratievoorwaarden dat de STAK verplicht is om enige uitkering op certificaten door te geven aan de certificaathouders, dan is er geen keuzevrijheid voor de STAK om over het vermogen te beschikken. Er vindt dan geen uitkering uit het vermogen van de STAK plaats. In dat geval kwalificeren de certificaathouders niet als UBO van de STAK.
Andere middelen
Dit begrip komt alleen voor bij de bv/nv. Als UBO van een bv/nv kwalificeert onder de tweede bullet, de natuurlijke persoon die (in)direct eigenaar is van of zeggenschap heeft over die bv/nv door het (in)direct houden van ‘andere middelen’. Daaronder vallen in ieder geval de consolidatievoorwaarden als bedoeld in art. 2:406 Burgerlijk Wetboek. Dit is bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die als aandeelhouder, ongeacht het gehouden aandelenpercentage, meer dan de helft van de bestuurders of commissarissen kan benoemen of ontslaan. Ook een natuurlijk persoon die krachtens statuten of een overeenkomst met de vennootschap overheersende invloed op de vennootschap kan uitoefenen (bijvoorbeeld economisch eigendom) valt onder dit begrip. De zeggenschap door ‘andere middelen’ moet overheersend zijn. Het kan feitelijk zijn; er hoeft geen sprake te zijn van aandeelhouderschap.
Feitelijke zeggenschap
Dit begrip komt voor bij de UBO-kwalificatie voor overige juridische entiteiten en personenvennootschappen. Het begrip ‘feitelijke zeggenschap’ is niet toegelicht in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, andere wettelijke bepaling of anderszins in het wetgevingstraject. In het algemeen wordt geacht hieronder te verstaan (economische) controle over de rechtspersoon anders dan via de formele criteria genoemd onder de eerste twee bullets. In de literatuur wordt opgemerkt dat het kan blijken uit juridische documenten zoals statuten en overeenkomsten, maar ook uit feitelijke gedragingen of bestendig gebruik. Er wordt geen percentage genoemd, maar het begrip lijkt te impliceren dat het om een overheersende/doorslaggevende zeggenschap moet gaan.
Er is een pseudo-UBO wanneer een juridische entiteit wel onder de UBO-registratieplicht valt, maar er geen persoon onder de UBO-criteria kwalificeert en er dus geen UBO wordt achterhaald. In dat geval worden alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de entiteit ingeschreven als UBO. Zij worden pseudo-UBO’s genoemd.
Het maakt hierbij niet uit of een bestuurder niet handelingsbevoegd is. Zijn er vijf bestuurders, dan worden alle vijf ingeschreven – ongeacht voorzitterschap of doorslaggevende stem. Is een rechtspersoon bestuurder, dan wordt elke natuurlijke personen die daarvan bestuurder is pseudo-UBO van de registratie-plichtige rechtspersoon. In het UBO-register zal de aard van de zeggenschap worden vermeld, namelijk dat de geregistreerde persoon niet een “echte” UBO maar een aangewezen UBO is (pseudo-UBO) (onder “hoger leidinggevende”). Voor de C.V. worden de vennoten als pseudo-UBO’s aangemerkt, met uitzondering van de commanditaire vennoten. Zij kunnen aldus niet als pseudo-UBO worden aangemerkt maar wel als “echte” UBO.
Praktisch: de hoger leidinggevenden staan vaak al ingeschreven in het Handelsregister. Dus zij kunnen alleen het formulier invullen en kopie paspoort overleggen, voor hen zijn verder geen aanvullende documenten nodig.
Op basis van uitleg van de Minister in de parlementaire behandeling lijkt dit inderdaad het geval te zijn.
Iemand kwalificeert als UBO van een BV wanneer die persoon meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt. Onder het begrip “eigendomsbelang” wordt verstaan het recht op uitkering uit het vermogen, zoals winst, reserves of een vereffeningsoverschot, bijvoorbeeld middels certificaten. Het recht op uitkering ziet op de verhouding tot de gerechtigdheid tot het gehele vermogen, en niet tot het jaarlijks uitgekeerde vermogen. Voor aandelen die jaarlijks wisselende rechten op winst of reserves hebben (en dus een fluctuerend percentage van de totale winst), zoals cumulatief preferente aandelen, heeft de Minister bevestigd dat het recht op jaarlijkse uitkering van winst/reserves/liquidatieoverschot onder het begrip “uitkering” en daarmee onder de definitie eigendomsbelang valt. Voor het eigendomsbelang moet dan ook worden gekeken naar het recht op uitkering in een boekjaar. Dit zou betekenen dat het recht op uitkering op winst/reserves/overschot in een boekjaar moet worden vergeleken met het totale vermogen (winst/reserves/overschot) van de rechtspersoon. De UBO-kwalificatie kan daarmee per jaar afhangen van jaarlijkse uitkeringen. De UBO-kwalificatie zal dan jaarlijks geëvalueerd moeten worden, ook wanneer er geen wijzigingen zijn in de aandelenstructuur. Dit speelt met name bij personen die 25% of minder van de aandelen houden – die kunnen dus toch in een bepaald jaar als UBO kwalificeren.
Onder omstandigheden kan een optiehouder of houder van een opschortende voorwaarde ook als UBO kwalificeren. Dit hangt af van de op de optie en opschortende voorwaarde toepasselijke bepalingen en de UBO-kwalificatie-criteria.
Beide criteria zijn van belang bij de UBO-kwalificatie. Een entiteit kan meerdere UBO’s hebben, en een persoon kan als UBO kwalificeren op basis van meerdere UBO-kwalificatie-criteria. Alle UBO-kwalificatie-criteria zijn alternatief.
Een stichting administratiekantoor (STAK) met doorstoot verplichting houdt in dat de STAK geen keuzevrijheid heeft over uitkeringen. De STAK is dan verplicht om enige uitkering op de gehouden aandelen door te geven aan de certificaathouders. Er vindt dan geen uitkering plaats uit het vermogen van de STAK. In dat geval kwalificeren de certificaathouders niet als UBO van de STAK. Het bestuur kan wel worden aangemerkt als UBO van de STAK mits zij kunnen besluiten tot statutenwijziging en er 3 of minder bestuurders zijn. Zijn er meer dan drie bestuurders dan worden zij alsnog als pseudo-UBO aangemerkt. De certificaathouders kunnen hier wel als UBO van een entiteit worden aangemerkt die door de STAK wordt gehouden, aangezien er sprake is van een economisch belang bij de certificaathouders.
Een stichting administratiekantoor (STAK) zonder doorstoot verplichting houdt in dat de STAK wel keuzevrijheid heeft over uitkeringen. De uitkeringen worden in dat geval gedaan uit het vermogen van de STAK. De certificaathouders kunnen in dit geval dus wel als UBO van de STAK worden aangemerkt mits zij meer dan 25% van het eigendomsbelang hebben. De bestuurders van de STAK moeten in dit geval ook worden aangemerkt als UBO, mits dat er maximaal 3 zijn.
Op bepaalde gronden kan worden verzocht om afscherming van de gegevens uit het UBO-register. De gegevens moeten dus wel worden opgegeven, maar worden dan afgeschermd. Het belang blijft wel zichtbaar. Voor de FIE, bevoegde autoriteiten en de notaris zijn alle gegevens zichtbaar.
Afscherming is alleen mogelijk voor minderjarigen, onder curatele-gestelde en personen op wie veiligheidsrisico’s van toepassing zijn en die onder overheidsbescherming staan (politiebescherming).
Bij het afschermingsverzoek moet worden overlegd: een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindregister indien om afscherming van persoonsgegevens van een UBO is verzocht in verband met ondercuratelestelling of bewindvoering.
Er hoeft geen UBO te worden opgegeven. Een entiteit hoeft in principe niets te doen. Het is alleen de vraag of dit toch niet bij het UBO-register geregistreerd moet worden om te voorkomen dat een entiteit t.z.t. toch een aanmaning op de mat krijgt. Dit kan op dit moment nog niet, dus het is nog onduidelijk.
In het Nederlandse UBO-register worden ingeschreven de UBO’s van in Nederland opgerichte entiteiten. Alleen natuurlijke personen kunnen aangemerkt worden als UBO. Dat kunnen ook buitenlandse natuurlijke personen zijn die via een buitenlandse entiteit een belang houden in een Nederlandse entiteit.
De tekenbevoegde persoon, aldus de KvK. Dat zijn: degene aan wie de onderneming toebehoort (bijvoorbeeld de maten en vennoten bij de C.V., maatschap en V.O.F.), de bestuurder(s) (voor bijvoorbeeld de B.V., N.V., stichting en vereniging) of, wanneer deze er niet zijn, degene(n) die met de dagelijkse leiding is/zijn belast. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de te allen tijde juiste en volledige inschrijving en gedeponeerde documenten. De UBO moet hieraan meewerken en op verzoek alle informatie verschaffen die nodig is voor de inschrijving.
Dat kan op twee manieren: online of middels post met formulieren. Deze formulieren zij op de website van de KvK terug te vinden.
De notaris heeft de mogelijkheid om de opgave online in te dienen gelijktijdig met de inschrijving van een entiteit in het Handelsregister. Dit heeft als voordeel dat de beide inschrijvingen simultaan kunnen lopen.
Bijgevoegd moet worden:
NB: De UBO hoeft de opgave niet mede te ondertekenen. Dus er is geen ondertekend kvk-formulier of datacard van de UBO nodig.
Bij een enig aandeelhouder en de pseudo-UBO (hoger leidinggevenden) hoeven er geen documenten aangeleverd te worden waaruit het belang van de UBO blijkt.
Ja dat kan. De foto mag zwart gemaakt worden.
Een notaris bepaalt zelf of hij/zij de UBO kan inschrijven. Hiervoor zal de notaris op zoek gaan naar voldoende comfort dat de betreffende persoon ook daadwerkelijk de UBO is.
Bij HVK Stevens is ons beleid om in ieder geval op te vragen (niet limitatief):
Dezelfde gegevens als bij een normale UBO plus een TIN-nummer indien beschikbaar (Tax Identification Number).
Inschrijvingen kunnen simultaan geschieden, en ook wordt een Handelsregister-nummer afgegeven wanneer de UBO-inschrijving nog niet is voltooid. Een uittreksel wordt echter pas afgegeven wanneer ook de UBO-inschrijving is voltooid.
Voor entiteiten die vanaf 27 september 2020 zijn opgericht of nog niet voor die tijd waren ingeschreven in het Handelsregister: deze krijgen (in principe) geen Handelsregister-nummer. Verder wordt het dossier op een gegeven moment overdragen aan het Bureau Economische Handhaving.
Voor entiteiten die reeds waren opgericht en ingeschreven voor 27 september 2020: Dezen hebben 18 maanden de tijd om de UBO te registreren. Binnen die 18 maanden krijgen ze twee herinneringsbrieven van de KvK. Wordt er dan nog niet ingeschreven, dan wordt het dossier overgedragen aan het Bureau Economische Handhaving. Het Bureau Economische Handhaving kan dan nog éénmaal een aanmaning zenden. Wordt er dan nog niet op gereageerd, dan kan het Bureau Economische Handhaving een onderzoek instellen en zo nodig overgaan tot handhavend optreden.
Sancties:
Bestuursrechtelijke afdoening jegens tot inschrijving verplichte personen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving vindt plaats middels dwangsom of boete van maximaal de vierde categorie (EUR 21.750,-) door het Bureau Economische Handhaving namens de Minister van Financiën. Voor Wwft-instellingen die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht geldt dat deze bestuursrechtelijk kunnen worden afgedaan middels een dwangsom of boete door de toezichthoudende autoriteit (voor notarissen, belastingadviseurs en accountants is dat de BFT, voor advocaten de deken). Voor de UBO geldt geen bestuursrechtelijke sanctie.
Strafrechtelijke handhaving is mogelijk jegens tot inschrijving verplichte personen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving, voor Wwft-instellingen die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht en voor de UBO die niet heeft voldaan aan de meewerkplicht. Is het economische delict opzettelijk begaan, dan is het een misdrijf, gesanctioneerd met een gevangenisstraf van ten hoogste twee jaren, taakstraf of geldboete vierde categorie (EUR 21.750). Een niet-opzettelijk begaan delict wordt gekwalificeerd als een overtreding, met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete in de vierde categorie.
Er kan strafrechtelijk worden opgetreden jegens de UBO. Is het economische delict opzettelijk begaan, dan is het een misdrijf, gesanctioneerd met een gevangenisstraf van ten hoogste twee jaren, taakstraf of geldboete vierde categorie (EUR 21.750). Een niet-opzettelijk begaan delict wordt gekwalificeerd als een overtreding, met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete in de vierde categorie.
Een bank heeft als Wwft-instelling een uittreksel uit het Handelsregister nodig. Zonder opgave van de UBO wordt (in principe) geen Handelsregister-nummer verstrekt. De bank zal dan ook geen bankrekening openen zonder opgave van de UBO.
Deze entiteiten hebben 18 maanden de tijd. HVK houdt dit op 26 maart 2022, maar de site van de KvK houdt 27 maart 2022 aan.
Binnen 8 dagen (een week).
Als een entiteit de UBO reeds heeft ingeschreven: binnen 8 dagen (een week). Is de UBO nog niet ingeschreven, dan hoeven wijzigingen niet ingeschreven te worden. Op het moment dat de UBO wordt ingeschreven, wordt de UBO ingeschreven die op het moment van inschrijving UBO is. Alle wijzigingen die voor die tijd hebben plaatsgevonden, worden niet opgegeven en zijn dus ook niet zichtbaar.
Nee, dat is dan niet nodig. Alle wijzigingen die voor eerste UBO-inschrijving hebben plaatsgevonden, worden niet opgegeven en zijn dus ook niet zichtbaar.
Terugmelden is een wettelijke verplichting die ervoor zorgt dat de gegevens in het UBO-register actueel en accuraat zijn. Wwft-instellingen en bevoegde autoriteiten zijn verplicht een terugmelding te doen als UBO-gegevens onjuist zijn. Meldingen die gedaan kunnen worden zijn bijvoorbeeld ontbrekende UBO’s in het register, personen die onterecht in het UBO-register staan; of een onjuist belang of omvang van het belang van een UBO.
Het is niet bekend hoelang een onderzoek precies duurt, maar de gemiddelde tijd is 3 maanden. Het onderzoek wordt verricht door de Bureau Economische Handhaving (BEH).
De KVK informeert de BEH. Als de KVK ziet dat organisaties die in het Handelsregister staan hun UBO’s niet hebben ingeschreven in het UBO-register dan geven zij dit door aan de BEH. Ook als organisaties hun UBO’s onjuist of onvolledig registreren dan zal de KVK dit doorgeven aan de BEH. Hetzelfde gebeurt wanneer de KVK een melding krijgt over onjuiste UBO informatie.
Krijgt de BEH bericht van de KVK over uw organisatie, dan neemt de BEH middels een brief of een telefoontje contact op met uw bedrijf. U krijgt dan een herinnering om de UBO’s van uw organisatie op tijd, juist en volledig te registreren. Uw ontvangt 2 brieven van de BEH en na de tweede brief heeft u 2 weken om uw UBO’s te registreren.
Schrijft u na de termijn van 2 weken uw UBO’s nog steeds niet (juist) in, dan bent u in overtreding. Daarvoor kan de BEH een boete of dwangsom opleggen. Een boete is maximaal € 22.500. Voor een dwangsom geldt geen maximale bedrag.
Als (pseudo-) UBO ben je aansprakelijk wanneer je niet zorgt voor / meewerkt aan de UBO-inschrijving. Vooralsnog is dat nog niet te verzekeren.
De UBO’s van een FGR moeten ingeschreven worden in het UBO register voor Trusts en soortgelijke constructies en hoeft niet in het UBO register te worden ingeschreven.
De gegevens worden tot tien jaar na uitschrijving uit het UBO-register bewaard.
Het is van belang om een onderscheid te maken tussen entiteiten die zijn opgericht en ingeschreven in het Handelsregister voor 27 september 2020 en vanaf 27 september 2020. Voor entiteiten die zijn opgericht en ingeschreven in het Handelsregister voor 27 september 2020 maar de UBO niet hebben geregistreerd, geldt de terugmeldplicht vanaf het moment dat de UBO is ingeschreven. Voor entiteiten die zijn opgericht vanaf 27 september 2020 geldt de terugmeldplicht in ieder geval.
De UBO kan verzoeken om inzicht te verkrijgen in het aantal keer dat zijn gegevens of bescheiden zijn verstrekt. Alleen verstrekkingen aan de Financiële inlichtingen eenheid en aan bevoegde autoriteiten worden uitgezonderd van inzage.
Overigens is het register voor iedereen toegankelijk. Degene die inzage wenst dient zich te registreren. De persoonsgegevens van degene die het register inziet mogen maximaal vijf jaar worden bewaard.
Inzicht is per 25 oktober opgenomen in de wet. Het is echter nog niet daadwerkelijk beschikbaar op de website van de Belastingdienst.
HVK Stevens is gespecialiseerd in het adviseren van ondernemers, corporates, private equity fondsen, families en familiebedrijven
HVK Stevens
Apollolaan 150
1077 BG Amsterdam
+31 (0)20 76 30 900
info@hvkstevens.com
Routebeschrijving
HVK Stevens & Reigersberg
Westerkade 2B
3016 CL Rotterdam
+31 (0)10 476 88 33
info@hvkstevens.com
Routebeschrijving
HVK Stevens
4, Avenue Jean-Pierre Pescatore,
L-2324 Luxemburg,
Grand Duchy of Luxembourg
info@hvkstevens.com
Routebeschrijving
Lagun Family Services B.V.
11 Johan van Walbeeckplein
Willemstad
Curacao
info@lagunfs.com
Routebeschrijving
HVK Stevens
Aldgate Tower
2 Leman Street, E1 8FA
Londen
info@hvkstevens.com
Routebeschrijving