Op 28 december 2021 heeft de Staatssecretaris van Financiën door middel van een wijziging in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 de reikwijdte voor de toepassing van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen per 1 januari 2022 ingeperkt.
Deze inperking lichten wij hieronder nader toe en wij bespreken wat deze inperking voor u als werkgever betekent.
Kader arbovoorzieningen tot 31 december 2021
De werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Deze vrijstelling wordt door middel van een ministeriële regeling (de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011) nader ingevuld. Tot 31 december 2021 volgde uit de regeling dat het moest gaan om arbovoorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de inhoudingsplichtige voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Aanscherping per 1 januari 2022
Per 1 januari 2022 heeft de Staatssecretaris -omdat het bovengenoemde geschetste kader tot onduidelijkheden zou hebben geleid- de regeling aangescherpt. Vanaf nu mogen alleen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet onder de gerichte vrijstelling vallen. De Staatssecretaris noemt dit de “verplichte arbovoorzieningen”. Voorzieningen die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever en niet redelijkerwijs (in de specifieke situatie) van de werkgever gevergd kunnen worden, vallen niet onder de gerichte vrijstelling (de zogenoemde “niet-verplichte arbovoorzieningen”).
Hierdoor kunnen bijvoorbeeld voorzieningen ter bevordering van de gezondheid van de werknemer niet meer onder de arbovrijstelling worden verstrekt. Hierbij kan gedacht worden aan:
- Het vergoeden of verstrekken van algemene gezondheidschecks
- Het ter beschikking stellen van gezonde maaltijden
- Het vergoeden of verstrekken van sportieve activiteiten en dergelijke
- Een stoelmassage
- Een cursus stoppen met roken
Overigens zou een aantal van deze voorzieningen -voor zover deze op de werkplek worden verstrekt, gebruikt of verbruikt- nog wel onder de nihilwaardering voor de voorzieningen op de werkplek kunnen vallen.
De Staatssecretaris noemt de volgende voorzieningen die nog wel onder de gerichte vrijstelling vallen:
- Voetenbankje voor beeldschermwerk
- Beeldschermbril
- Een ergonomisch verantwoorde bureaustoel voor de (thuis)werkplek
- Laboratoriumjassen en veiligheidsschoenen
Bijdrage werknemer
De Arbowet schrijft voor dat kosten die verbonden zijn aan de naleving van de Arbowet niet ten laste van de werknemers gebracht mogen worden. Dit heeft ook tot gevolg dat de gerichte vrijstelling alleen van toepassing kan zijn als geen sprake is van een eigen bijdrage van werknemers voor de verplichte arbovoorziening die de werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Ook als een eigen bijdrage (in welke vorm dan ook) wordt gevraagd, is de gerichte vrijstelling niet van toepassing.
Als werkgever en werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wensen (denk bijvoorbeeld aan merkmontuur bij een computerbril of duurdere bekleding op een bureaustoel), is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten kan de werkgever wel een eigen bijdrage uit het nettoloon van de werknemer vragen of kunnen de extra kosten worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.
En nu?
Wij adviseren om te inventariseren welke arbovoorzieningen u tot en met 2021 heeft vergoed of verstrekt en te beoordelen of deze voorzieningen voortvloeien uit een verplichting onder de Arbowet. Daarnaast dient kritisch gekeken te worden of er bijvoorbeeld een eigen bijdrage wordt gevraagd of kan worden gevraagd. Omdat de wijzigingen plotseling per 1 januari zijn ingegaan, adviseren wij u dit zo snel mogelijk te doen. Wij zijn graag bereid om u te helpen bij deze beoordeling.
