Met Prinsjesdag is een nieuwe gerichte vrijstelling voor het vergoeden van thuiswerkkosten aangekondigd per 1 januari 2022. Gelijktijdig worden ook de regels voor het vergoeden van een vaste reiskostenvergoeding aangepast.
In deze nieuwsbrief zetten wij op een rij wat dit betekent voor de werkgever en welke acties een werkgever nog dit jaar kan ondernemen.
Thuiswerkkostenvergoeding
In het Belastingplan 2022 is voorgesteld om een gerichte vrijstelling in te voeren ten aanzien van de vergoeding van thuiswerkkosten. Thuiswerkkosten tot een bedrag van maximaal € 2 per dag kunnen dan onbelast vergoed worden. Deze vergoeding kan per thuisgewerkte dag op declaratiebasis worden vergoed. Er kan ook voor worden gekozen om een vaste thuiswerkkostenvergoeding te geven, conform de systematiek voor de vaste reiskostenvergoeding.
Reiskostenvergoeding
Een werkgever mag voor woon- werkverkeer een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling). In deze kostenvergoeding worden geacht alle kosten waaronder brandstof, parkeerkosten, schade en afschrijving te zijn begrepen. Een bovenmatige vergoeding is belast of kan worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.
- Er kan een vaste vergoeding worden gegeven waarbij rekening gehouden dient te worden met de 128/214-dagenregeling. Deze regeling houdt in dat als uw werknemer minstens 128 dagen (op fulltime basis) per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof uw werknemer op 214 werkdagen reist. Bij parttime werken moet de vergoeding pro-rata berekend worden. Dus als iemand 3 dagen per week naar die vaste werkplek reist, dient het berekende bedrag te worden vermenigvuldigd met 3/5. Van een vaste werkplek is sprake, indien tenminste 40 keer per kalenderjaar naar die plek wordt gereisd; een werknemer kan meerdere vaste werkplekken in een jaar hebben.
- Op dit moment gaat de 128/214 dagen regeling nog uit van het aantal werkdagen van de werknemer. Met ingang van 1 januari 2022 wordt uitgegaan van de ‘reisdagen naar een vaste plaats van werkzaamheden’. Deze wijziging heeft tot gevolg dat de reiskostenvergoeding zal wijzigen, indien structureel regelmatig thuisgewerkt wordt, ongeacht of hier afspraken over zijn gemaakt. Een incidentele afwijking van het werkpatroon hoeft niet te leiden tot een wijziging in de te verstrekken vaste vergoeding. Daarnaast is het ook niet van belang of voor de thuiswerkdagen een thuiswerkkostenvergoeding wordt gegeven.
Samenloop thuiswerkkostenvergoeding en reiskostenvergoeding
De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Voor eenzelfde werkdag kan echter niet tegelijkertijd onbelast een thuiswerkkostenvergoeding als een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer naar de vaste werkplek worden verstrekt. De werkgever moet dan een keuze maken tussen de beide vergoedingen. Indien de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en een ander deel een zakelijke reis – niet zijnde woon-werkverkeer – maakt, mogen zowel de thuiswerkkostenvergoeding als de reiskostenvergoeding voor de zakelijke reis onbelast worden vergoed.
Let op: het bovenstaande geldt ook voor de werknemers met een auto of fiets van de zaak of een OV-kaart van de werkgever.
Wat moet ik als werkgever nu doen?
Wij adviseren om inzicht te krijgen in de huidige vaste reiskostenvergoedingen, de thuiswerkvergoedingen, maar bijvoorbeeld ook de vaste onkostenvergoedingen en overige verstrekkingen voor het thuiswerken. Door veranderende werkomstandigheden kan het zijn dat al deze vergoedingen vanaf 2022 niet meer in de huidige vorm voortgezet kunnen worden. Wanneer (structureel) regelmatig wordt thuisgewerkt, zal de berekeningsmethode voor de vaste reiskostenvergoeding per 1 januari 2022 wijzigen. Indien de kosten op declaratiebasis vergoed worden, zal vanaf 1 januari 2022 bijgehouden moeten worden wie wanneer waar heeft gewerkt. Wij adviseren om hier in de komende weken actie op te ondernemen en te bepalen hoe hier in uw bedrijf mee om wordt gegaan om zo met een transparant en fiscaal acceptabel vergoedingensysteem 2022 in te gaan.
Voor alle duidelijkheid: Het is aan u als werkgever om te bepalen of u een thuiswerkvergoeding gaat betalen voor werknemers die (structureel) thuiswerken.
