Veelgestelde vragen over het UBO-register

UBO-kwalificatie

Wat is de definitie van een Ultimate Beneficial Owner (UBO)?

Als uiteindelijk belanghebbende voor het UBO-register kwalificeert de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Gekeken wordt naar onder meer het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang, andere middelen en feitelijke zeggenschap. De UBO-definitie staat in artikel 10a Wwft. In artikel 3 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 wordt (niet limitatief) per type vennootschap en andere juridische entiteit uiteengezet wie in elk geval als UBO kwalificeert.

Op wat voor wijze bepaal je wie de UBO is van:

  1. een BV
  2. een STAK
  3. een CV. Wat als er geen CV contract is?

Om na te gaan wie de UBO is van een juridische entiteit moet eerst worden gekeken om wat voor entiteit het gaat. Aan de hand van de UBO-kwalificatie-criteria die op die juridische entiteit van toepassing zijn, wordt vervolgens bepaald wie als UBO kwalificeert. Kan er niemand als UBO worden aangewezen? Dan kwalificeren alle personen die behoren tot het hoger leidinggevend persoon als pseudo-UBO’s (aangewezen UBO’s). Hieronder staan de UBO-kwalificatie-criteria per entiteit omschreven:

B.V./N.V.:

  • het (in)direct houden van meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen; of
  • het (in)direct houden van andere middelen.

Van overige rechtspersonen (vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij, coöperatie en stichting):

  • het (in)direct houden van een eigendomsbelang van meer dan 25%; of
  • het (in)direct kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming ter zake van statutenwijziging; of
  • feitelijke zeggenschap.

Van personenvennootschappen (C.V., V.O.F. en maatschap):

  • het (in)direct houden van een eigendomsbelang van meer dan 25%; of
  • het (in)direct kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming tot wijziging van de vennootschapsovereenkomst of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven; of
  • feitelijke zeggenschap.

De genoemde kwalificatie-criteria zijn alternatief en voor elkaar in te wisselen. Houdt een natuurlijk persoon bijvoorbeeld minder dan 25% van het totaalaantal aandelen, maar meer dan 25% van de stemmen, dan wordt genoemde persoon als UBO aangemerkt. Verder heeft vormgeving van de juridische stukken invloed op de UBO-kwalificatie. Denk daarbij aan governance-bepalingen met speciale zeggenschap, stemvolmachten in aandeelhoudersovereenkomsten of verpanding van aandelen waarbij het stemrecht toekomt aan de pandhouder. Dit alles kan voor UBO-kwalificatie zorgen. Ook een persoon binnen een organisatie die geen formeel vastgelegde rol heeft, kan als UBO kwalificeren door haar/zijn gedrag.

Open normen

In de UBO-kwalificatie-criteria die in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 staan vermeld, komen een aantal open normen naar voren: eigendomsbelang, andere middelen en feitelijke zeggenschap.

Eigendomsbelang

Dit begrip komt voor bij de UBO-kwalificatie voor de bv/nv, overige juridische entiteiten en personenvennootschappen. Onder het begrip ‘eigendomsbelang’ wordt verstaan het recht op uitkering uit het vermogen, zoals winst, reserves of een vereffeningsoverschot, bijvoorbeeld door certificaten. Het recht op uitkering is niet toegelicht in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. Uit de literatuur blijkt dat het begrip hier ziet op de verhouding tot de gerechtigdheid tot het gehele vermogen, en niet tot het jaarlijks uitgekeerde vermogen.

Of certificaathouders als UBO van een STAK kunnen worden aangemerkt, hangt af van dit uitkeringscriterium. In de parlementaire geschiedenis staat dat sprake is van een uitkering uit het vermogen van een stichting aan certificaathouders wanneer de STAK-keuzevrijheid heeft om over uitkeringen te beschikken. Staat bijvoorbeeld in de administratievoorwaarden dat de STAK verplicht is om enige uitkering op certificaten door te geven aan de certificaathouders, dan is er geen keuzevrijheid voor de STAK om over het vermogen te beschikken. Er vindt dan geen uitkering uit het vermogen van de STAK plaats. In dat geval kwalificeren de certificaathouders niet als UBO van de STAK.

Andere middelen

Dit begrip komt alleen voor bij de bv/nv. Als UBO van een bv/nv kwalificeert onder de tweede bullet, de natuurlijke persoon die (in)direct eigenaar is van of zeggenschap heeft over die bv/nv door het (in)direct houden van ‘andere middelen’. Daaronder vallen in ieder geval de consolidatievoorwaarden als bedoeld in art. 2:406 Burgerlijk Wetboek. Dit is bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die als aandeelhouder, ongeacht het gehouden aandelenpercentage, meer dan de helft van de bestuurders of commissarissen kan benoemen of ontslaan. Ook een natuurlijk persoon die krachtens statuten of een overeenkomst met de vennootschap overheersende invloed op de vennootschap kan uitoefenen (bijvoorbeeld economisch eigendom) valt onder dit begrip. De zeggenschap door ‘andere middelen’ moet overheersend zijn. Het kan feitelijk zijn; er hoeft geen sprake te zijn van aandeelhouderschap.

Feitelijke zeggenschap

Dit begrip komt voor bij de UBO-kwalificatie voor overige juridische entiteiten en personenvennootschappen. Het begrip ‘feitelijke zeggenschap’ is niet toegelicht in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, andere wettelijke bepaling of anderszins in het wetgevingstraject. In het algemeen wordt geacht hieronder te verstaan (economische) controle over de rechtspersoon anders dan via de formele criteria genoemd onder de eerste twee bullets. In de literatuur wordt opgemerkt dat het kan blijken uit juridische documenten zoals statuten en overeenkomsten, maar ook uit feitelijke gedragingen of bestendig gebruik. Er wordt geen percentage genoemd, maar het begrip lijkt te impliceren dat het om een overheersende/doorslaggevende zeggenschap moet gaan.

Wat is de definitie van een pseudo-UBO? Zijn alle bestuurders/beleidsbepalers pseudo-UBO of kun je kiezen?

Er is een pseudo-UBO wanneer een juridische entiteit wel onder de UBO-registratieplicht valt, maar er geen persoon onder de UBO-criteria kwalificeert en er dus geen UBO wordt achterhaald. In dat geval worden alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de entiteit ingeschreven als UBO. Zij worden pseudo-UBO’s genoemd.

Het maakt hierbij niet uit of een bestuurder niet handelingsbevoegd is. Zijn er vijf bestuurders, dan worden alle vijf ingeschreven – ongeacht voorzitterschap of doorslaggevende stem. Is een rechtspersoon bestuurder, dan wordt elke natuurlijke personen die daarvan bestuurder is pseudo-UBO van de registratie-plichtige rechtspersoon. In het UBO-register zal de aard van de zeggenschap worden vermeld, namelijk dat de geregistreerde persoon niet een “echte” UBO maar een aangewezen UBO is (pseudo-UBO) (onder “hoger leidinggevende”). Voor de C.V. worden de vennoten als pseudo-UBO’s aangemerkt, met uitzondering van de commanditaire vennoten. Zij kunnen aldus niet als pseudo-UBO worden aangemerkt maar wel als “echte” UBO.

Praktisch: de hoger leidinggevenden staan vaak al ingeschreven in het Handelsregister. Dus zij kunnen alleen het formulier invullen en kopie paspoort overleggen, voor hen zijn verder geen aanvullende documenten nodig.

Wat als er flexibele winstuitkeringen zijn, bijvoorbeeld bij cum prefs, kan ik dan het ene jaar UBO zijn en jaar erna weer niet?

Op basis van uitleg van de Minister in de parlementaire behandeling lijkt dit inderdaad het geval te zijn.

Iemand kwalificeert als UBO van een BV wanneer die persoon meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt. Onder het begrip “eigendomsbelang” wordt verstaan het recht op uitkering uit het vermogen, zoals winst, reserves of een vereffeningsoverschot, bijvoorbeeld middels certificaten. Het recht op uitkering ziet op de verhouding tot de gerechtigdheid tot het gehele vermogen, en niet tot het jaarlijks uitgekeerde vermogen. Voor aandelen die jaarlijks wisselende rechten op winst of reserves hebben (en dus een fluctuerend percentage van de totale winst), zoals cumulatief preferente aandelen, heeft de Minister bevestigd dat het recht op jaarlijkse uitkering van winst/reserves/liquidatieoverschot onder het begrip “uitkering” en daarmee onder de definitie eigendomsbelang valt. Voor het eigendomsbelang moet dan ook worden gekeken naar het recht op uitkering in een boekjaar. Dit zou betekenen dat het recht op uitkering op winst/reserves/overschot in een boekjaar moet worden vergeleken met het totale vermogen (winst/reserves/overschot) van de rechtspersoon. De UBO-kwalificatie kan daarmee per jaar afhangen van jaarlijkse uitkeringen. De UBO-kwalificatie zal dan jaarlijks geëvalueerd moeten worden, ook wanneer er geen wijzigingen zijn in de aandelenstructuur. Dit speelt met name bij personen die 25% of minder van de aandelen houden – die kunnen dus toch in een bepaald jaar als UBO kwalificeren.

Is een optiehouder of een houder met een voorwaarde (opschortende voorwaarde) een UBO?

Onder omstandigheden kan een optiehouder of houder van een opschortende voorwaarde ook als UBO kwalificeren. Dit hangt af van de op de optie en opschortende voorwaarde toepasselijke bepalingen en de UBO-kwalificatie-criteria.

Er kunnen UBO's zijn op basis van winstrecht maar ook op basis van zeggenschap. Waar moet je van uit gaan?

Beide criteria zijn van belang bij de UBO-kwalificatie. Een entiteit kan meerdere UBO’s hebben, en een persoon kan als UBO kwalificeren op basis van meerdere UBO-kwalificatie-criteria. Alle UBO-kwalificatie-criteria zijn alternatief.

Uitzonderingen en afscherming

Wanneer hoeft een organisatie geen UBO in te schrijven?

  • Als de entiteit geen in Nederland opgerichte entiteit is
  • Entiteiten waar een vrijstelling op van toepassing is. Dat zijn de beursvennootschap en haar 100% dochtermaatschappij, de eenmanszaak, de VvE, de vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid en zonder onderneming, en publiekrechtelijke rechtspersonen en overige privaatrechtelijke rechtspersonen (hofjes, gilden, fundaties, boermarkten).
    Verder moet er altijd een UBO of pseudo-UBO worden geregistreerd. Ook als er van een afschermingsmogelijkheid gebruik gemaakt kan worden.

Hoe kom ik in aanmerking voor een ontheffing en wat houdt deze in (afscherming)?

Op bepaalde gronden kan worden verzocht om afscherming van de gegevens uit het UBO-register. De gegevens moeten dus wel worden opgegeven, maar worden dan afgeschermd. Het belang blijft wel zichtbaar. Voor de FIE, bevoegde autoriteiten en de notaris zijn alle gegevens zichtbaar.

Afscherming is alleen mogelijk voor minderjarigen, onder curatele-gestelde en personen op wie veiligheidsrisico’s van toepassing zijn en die onder overheidsbescherming staan (politiebescherming).

Bij het afschermingsverzoek moet worden overlegd: een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindregister indien om afscherming van persoonsgegevens van een UBO is verzocht in verband met ondercuratelestelling of bewindvoering.

Mijn organisatie heeft geen UBO: Wat nu?

Er hoeft geen UBO te worden opgegeven. Een entiteit hoeft in principe niets te doen. Het is alleen de vraag of dit toch niet bij het UBO-register geregistreerd moet worden om te voorkomen dat een entiteit t.z.t. toch een aanmaning op de mat krijgt. Dit kan op dit moment nog niet, dus het is nog onduidelijk.

Moet een buitenlandse entiteit de UBO opgeven?

In het Nederlandse UBO-register worden ingeschreven de UBO’s van in Nederland opgerichte entiteiten. Alleen natuurlijke personen kunnen aangemerkt worden als UBO. Dat kunnen ook buitenlandse natuurlijke personen zijn die via een buitenlandse entiteit een belang houden in een Nederlandse entiteit.

UBO-register: Hoe werkt de inschrijving?

Wie moet de UBO-opgave verzorgen?

De tekenbevoegde persoon, aldus de KvK. Dat zijn: degene aan wie de onderneming toebehoort (bijvoorbeeld de maten en vennoten bij de C.V., maatschap en V.O.F.), de bestuurder(s) (voor bijvoorbeeld de B.V., N.V., stichting en vereniging) of, wanneer deze er niet zijn, degene(n) die met de dagelijkse leiding is/zijn belast. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de te allen tijde juiste en volledige inschrijving en gedeponeerde documenten. De UBO moet hieraan meewerken en op verzoek alle informatie verschaffen die nodig is voor de inschrijving.

Hoe vindt de opgave plaats?

Dat kan op twee manieren: online of middels post met formulieren. Deze formulieren zij op de website van de KvK terug te vinden.

De notaris heeft de mogelijkheid om de opgave online in te dienen gelijktijdig met de inschrijving van een entiteit in het Handelsregister. Dit heeft als voordeel dat de beide inschrijvingen simultaan kunnen lopen.

Wat moet ik bij de opgave aanleveren aan de KvK?

Bijgevoegd moet worden:

  • Kopie paspoort UBO.
  • Document(en) waaruit het belang van de UBO blijkt. Dat soort documenten kunnen zijn: uittreksel uit het aandeelhoudersregister / certificaathoudersregister / ledenregister, de statuten, oprichtingscontract of een deel van een andere notariële akte waaruit het belang blijkt. Vooralsnog is een structuuroverzicht voldoende, maar soms vraagt de KvK om aanvullende documenten, zoals statuten/CV-overeenkomst.
  • Kopie paspoort van de persoon die het formulier ondertekent (tekenbevoegde).
  • Bij afschermingsverzoek: een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindregister indien om afscherming van persoonsgegevens van een UBO is verzocht in verband met ondercuratelestelling of bewindvoering.

Langskomen lijkt niet nodig te zijn. NB: De UBO hoeft de opgave niet mede te ondertekenen. Dus er is geen ondertekend kvk-formulier of datacard van de UBO nodig.

Bij een enig aandeelhouder en de pseudo-UBO (hoger leidinggevenden) hoeven er geen documenten aangeleverd te worden waaruit het belang van de UBO blijkt.

Kan ik mijn kopie paspoort zo maar toesturen aan de KvK?

Ja dat kan. De foto mag zwart gemaakt worden.

Wat is de rol van de notaris? Wat heeft de notaris nodig?

Een notaris bepaalt zelf of hij/zij de UBO kan inschrijven. Hiervoor zal de notaris op zoek gaan naar voldoende comfort dat de betreffende persoon ook daadwerkelijk de UBO is.

Bij HVK Stevens is ons beleid om in ieder geval op te vragen (niet limitatief):

  • een UBO-verklaring van de organisatie, afgetekend door een bestuurder, waarin – kort gezegd – wordt bevestigd wie de UBO’s zijn;
  • een structuuroverzicht dat door een bestuurder is afgetekend.

Wat moet ik bij de opgave aanleveren aan de KvK als de UBO een buitenlandse (rechts)persoon is?

Dezelfde gegevens als bij een normale UBO plus een TIN-nummer indien beschikbaar (Tax Identification Number).

Moet eerst de UBO worden ingeschreven in het UBO-register voordat de entiteit in het Handelsregister ingeschreven kan worden?

In theorie wel. Op dit moment is het echter zo dat vanwege opstartproblemen de KvK dit principe even heeft losgelaten. Inschrijvingen kunnen simultaan geschieden, en ook wordt een Handelsregister-nummer afgegeven wanneer de UBO-inschrijving nog niet is voltooid. Een uittreksel wordt echter pas afgegeven wanneer ook de UBO-inschrijving is voltooid.

Gevolgen niet-inschrijving

Wat gebeurt er als ik als bestuurder/beleidsbepaler de UBO niet opgeef?

Voor entiteiten die vanaf 27 september 2020 zijn opgericht of nog niet voor die tijd waren ingeschreven in het Handelsregister: deze krijgen (in principe) geen Handelsregister-nummer. Verder wordt het dossier op een gegeven moment overdragen aan het Bureau Economische Handhaving.

Voor entiteiten die reeds waren opgericht en ingeschreven voor 27 september 2020: Dezen hebben 18 maanden de tijd om de UBO te registreren. Binnen die 18 maanden krijgen ze twee herinneringsbrieven van de KvK. Wordt er dan nog niet ingeschreven, dan wordt het dossier overgedragen aan het Bureau Economische Handhaving. Het Bureau Economische Handhaving kan dan nog éénmaal een aanmaning zenden. Wordt er dan nog niet op gereageerd, dan kan het Bureau Economische Handhaving een onderzoek instellen en zo nodig overgaan tot handhavend optreden.

Sancties:

Bestuursrechtelijke afdoening jegens tot inschrijving verplichte personen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving vindt plaats middels dwangsom of boete van maximaal de vierde categorie (EUR 21.750,-) door het Bureau Economische Handhaving namens de Minister van Financiën. Voor Wwft-instellingen die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht geldt dat deze bestuursrechtelijk kunnen worden afgedaan middels een dwangsom of boete door de toezichthoudende autoriteit (voor notarissen, belastingadviseurs en accountants is dat de BFT, voor advocaten de deken). Voor de UBO geldt geen bestuursrechtelijke sanctie.

Strafrechtelijke handhaving is mogelijk jegens tot inschrijving verplichte personen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving, voor Wwft-instellingen die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht en voor de UBO die niet heeft voldaan aan de meewerkplicht. Is het economische delict opzettelijk begaan, dan is het een misdrijf, gesanctioneerd met een gevangenisstraf van ten hoogste twee jaren, taakstraf of geldboete vierde categorie (EUR 21.750). Een niet-opzettelijk begaan delict wordt gekwalificeerd als een overtreding, met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete in de vierde categorie.

Wat gebeurt er als de UBO zijn gegevens niet wil aanleveren?

Er kan strafrechtelijk worden opgetreden jegens de UBO. Is het economische delict opzettelijk begaan, dan is het een misdrijf, gesanctioneerd met een gevangenisstraf van ten hoogste twee jaren, taakstraf of geldboete vierde categorie (EUR 21.750). Een niet-opzettelijk begaan delict wordt gekwalificeerd als een overtreding, met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete in de vierde categorie.

Kan ik een bankrekening openen zonder opgave van de UBO aan het UBO-register?

Een bank heeft als Wwft-instelling een uittreksel uit het Handelsregister nodig. Zonder opgave van de UBO wordt (in principe) geen Handelsregister-nummer verstrekt. De bank zal dan ook geen bankrekening openen zonder opgave van de UBO.

Overgangsrecht

Wanneer moet ik de UBO-gegevens (uiterlijk) opgeven van entiteiten die bestonden en waren ingeschreven voor 27 september 2020?

Deze entiteiten hebben 18 maanden de tijd. HVK houdt dit op 26 maart 2022, maar de site van de KvK houdt 27 maart 2022 aan.

Wanneer moet ik de UBO-gegevens opgeven van entiteiten die vanaf 27 september 2020 zijn opgericht?

Binnen 8 dagen (een week).

Wanneer moet ik wijzigingen in de UBO-structuur doorgeven?

Als een entiteit de UBO reeds heeft ingeschreven: binnen 8 dagen (een week). Is de UBO nog niet ingeschreven, dan hoeven wijzigingen niet ingeschreven te worden. Op het moment dat de UBO wordt ingeschreven, wordt de UBO ingeschreven die op het moment van inschrijving UBO is. Alle wijzigingen die voor die tijd hebben plaatsgevonden, worden niet opgegeven en zijn dus ook niet zichtbaar.

Er is een entiteit die al voor 27 september 2020 bestond. Er wordt besloten deze entiteit te liquideren / om te zetten naar een buitenlandse entiteit (cross-border conversion) / te fuseren met en in een andere entiteit. De UBO is nog niet ingeschreven. Moet dat alsnog?

Nee, dat is dan niet nodig. Alle wijzigingen die voor eerste UBO-inschrijving hebben plaatsgevonden, worden niet opgegeven en zijn dus ook niet zichtbaar.

Overig

Loop ik als (pseudo-)UBO tegen extra aansprakelijkheden aan? En zo ja, kun je dat verzekeren?

Als (pseudo-) UBO ben je aansprakelijk wanneer je niet zorgt voor / meewerkt aan de UBO-inschrijving. Vooralsnog is dat nog niet te verzekeren.

Ik heb een Fonds Gemene Rekening (FGR) opgezet, waar kan ik de UBO inschrijven?

Voor het UBO-register zoals dat nu in werking is getreden geldt geen inschrijvingsplicht voor de FGR. Er is wel een concept-wetgeving in consultatie gebracht waarbij er een verplichting tot registratie van de UBO van een FGR wordt gecreëerd. Deze wetgeving is nog niet bij de Tweede Kamer ingediend.

Hoe lang worden de UBO-gegevens bewaard bij de KvK?

De gegevens worden tot tien jaar na uitschrijving uit het UBO-register bewaard.

Wwft-instellingen hebben een terugmeldplicht. Maar nog niet alle UBO's zijn ingeschreven. Vanaf wanneer geldt de terugmeldplicht?

Het is van belang om een onderscheid te maken tussen entiteiten die zijn opgericht en ingeschreven in het Handelsregister voor 27 september 2020 en vanaf 27 september 2020. Voor entiteiten die zijn opgericht en ingeschreven in het Handelsregister voor 27 september 2020 maar de UBO niet hebben geregistreerd, geldt de terugmeldplicht vanaf het moment dat de UBO is ingeschreven. Voor entiteiten die zijn opgericht vanaf 27 september 2020 geldt de terugmeldplicht in ieder geval.